Nu
± 2 dagen
Handmatig nalopen en schrijven.
Met het systeem
± 3 uur
AI maakt per klant een checklist en conceptmail; het team controleert en verstuurt.
Te toetsen
Jullie cijfers
De calculator en het gesprek maken de aannames transparant.
Uren kwijt aan stukken najagen en dezelfde klantmails? Voor administratie- en accountantskantoren met 5–30 medewerkers.
Pilottarief · nog 5 plekken · september–oktober 2026
In 5 werkdagen een AI-assistent die het voorwerk klaarzet — jullie team controleert en verstuurt.
Wij richten Claude, ChatGPT of Gemini in met jullie schrijfstijl en vaste werkprocessen. Niets gaat de deur uit zonder menselijke goedkeuring.
Live in 5 dagenGeen koppelingen nodigMensen keuren goed
Vakmensen doen elke week hetzelfde voorwerk opnieuw.
Stukken opvragen bij klanten. Bijna dezelfde herinneringsmail formuleren. Documenten teruglezen die vorige maand ook al gelezen zijn. Werk dat belangrijk is, maar niet elke keer vanaf nul door je duurste mensen gedaan hoeft te worden.
Ondertussen wachten dossiers op ontbrekende informatie, gaat werk van hand tot hand, en zit de kennis over hoe het moet in hoofden en losse inboxen. Nieuwe mensen leren langzaam; senioren blijven de bottleneck.
En AI? Iemand gebruikt ChatGPT voor een mailtje, iemand anders Claude of Gemini voor een samenvatting, de rest doet het handmatig. Dat verklaart waarom eerdere AI-pogingen strandden: zonder afspraken over de gekozen tool, bedrijfscontext, werkprocessen en controle blijft ieder teamlid op een eigen manier werken.
Herkenbaar?
- Stukken najagen kost elke maand weer uren
- Dezelfde klantmails worden steeds opnieuw geschreven
- Documenten worden steeds opnieuw gelezen
- Dossiers wachten op ontbrekende informatie
- Kennis zit in hoofden en losse inboxen
- Kwaliteit verschilt per medewerker
- AI-gebruik is los zand: ieder doet het anders
Zo werkt het
01
Doe de gratis Workflow Scan
In 2–3 minuten zie je waar AI waarschijnlijk de meeste tijd kan terugwinnen.
02
Workflow-fit gesprek
In 15 minuten toetsen we de beste workflow en geven we een eerlijke conclusie.
03
Sprint en maandelijkse verbetering
In 5 werkdagen staat de omgeving live; daarna verbeteren we wat het team echt gebruikt.
Wat levert dit op? Reken het zelf uit.
We rekenen met het dagelijkse tijdverlies per medewerker. Schuif en zie wat dat voor jullie kantoor betekent.
Illustratief voorbeeld, geen projectie van jullie resultaat: bij een kantoor waar 2 à 3 medewerkers elk 4 tot 6 uur per week kwijt zijn aan stukken najagen en informatieverzoek-mails, zit al snel €1.200–€3.500 per maand vast in die ene workflow.
Rekenblad
Stel zelf in hoeveel tijd jullie team per persoon per dag verliest aan voorwerk: stukken najagen, conceptmails, samenvattingen, checklists en interne vragen.
20 minuten
20 min3 uur
6
330
Potentiële tijdwinst · 6 × 20 min × 20 dagen40 uur/maand
Teruggewonnen capaciteit per jaar · à €50/uur€24.000
Investering per jaar · 12 × €750€9.000
Verschil, elk jaar opnieuw+ €15.000
Wat dat concreet betekent
- Al bij 20 minuten per dag wint een team van 6 zo'n 40 uur per maand terug: bijna een volledige werkweek.
- Ruimte voor meer advieswerk en snellere reacties op klantvragen.
- Minder voorwerk dat bij jullie duurste mensen blijft liggen.
Vergelijking
Vergelijk dit met:
- Eén interim junior accountant per week~€2.000–€3.000/maand
- Eén senior medewerker één extra dag per week~€1.600/maand
- AI Business OS voor het hele team€ 750/maand · pilottarief
€ 750/maand voor 12 mensen = ongeveer € 63 per persoon per maand.
Laat ons 3 workflowkansen voor je kantoor in kaart brengen
Dit is geen harde garantie op urenbesparing. We garanderen wat we opleveren: bedrijfscontext, vaste werkprocessen, gebruiksregels, training en adoptieplan. De werkelijke tijdswinst hangt af van gebruik, teamadoptie en proceskwaliteit. Berekening op basis van conservatieve interne kostprijs van €50/uur. Jullie eigen cijfers rekenen we samen door in het workflow-fit gesprek.
Wat we bouwen, in vijf lagen.
Stukken opvragen, klantmails, checklists en interne vragen krijgen ieder een vaste plek. Per werkproces is duidelijk wat erin gaat, wat eruit komt, wie controleert en wie eigenaar is.
AI Business OS = bedrijfscontext + vaste werkprocessen + herbruikbare instructies + gebruiksregels + menselijke review.
Een AI-account is snel geopend. Wij kiezen de tool op basis van jullie werkwijze en richten het account in voor het team. Daarna onderhouden we de workflows in een vast maandritme.
Bedrijfscontext vastleggen
De gekozen AI-assistent krijgt de juiste context over jullie diensten, klanten, schrijfstijl, processen en grenzen.
Werkritme voor het team
Het team leert wat je aan AI overlaat, hoe je goede instructies geeft, hoe je output beoordeelt en wie verantwoordelijk blijft.
Dataregels
We bepalen welke data gebruikt mag worden, wat geanonimiseerd wordt en wat buiten AI blijft.
Workflowkaarten
Elke workflow krijgt input, instructie, output, controlestappen en risiconiveau.
Controleregels
Belangrijke output blijft onder menselijke controle.
Company Brain
Vijf lagen context
LAAG 1
Bedrijf
LAAG 2
Diensten · Klanten · Processen
LAAG 3
Schrijfstijl · Interne regels
LAAG 4
Workflowkaarten
LAAG 5
Gebruiks- en review-regels
De buitenste lagen geven de AI-assistent context over wie jullie zijn. De binnenste lagen bepalen wat de AI mag doen.
Company Brain Lite · 10 vaste werkprocessen met controle en eigenaar · 20+ herbruikbare instructies · AI-regels · Maandelijkse verbetering
Samen kiezen we Claude, ChatGPT of Gemini. Bedrijfscontext, workflows en gebruiksregels blijven bruikbaar als jullie later overstappen.
Workflows
We beginnen bij de grootste tijdvreter: stukken najagen.
De eerste workflow die we inrichten is bijna altijd dezelfde: ontbrekende stukken opvragen en de bijbehorende klantmails. Zodra die draait, breiden we uit met de rest van de bibliotheek.
Workflowkaart · 02
KlantcommunicatieGeel · met review
Klantmail · eerste versie
Voor: dagelijkse klantcommunicatie
- INPUTKlantvraag, dossierdetails, eventuele bijlagen
- CONTEXTCompany Brain Lite + schrijfstijl
- OUTPUTConceptantwoord in jullie stijl
- CONTROLEFeiten, cijfers, namen, toon, gevoelige data
Data-minimalisatieGeen automatische verzendingMens keurt goedToon-check
EigenaarSenior medewerker
RisicoLaag (met review)
Tien vaste werkprocessen met input, output, controle en eigenaar, waaronder:
- Ontbrekende stukken najagen & informatieverzoeken
- Klantmails beantwoorden
- Maandafsluiting-checklists
- Documenten samenvatten
- Debiteurenopvolging
- Interne werkinstructie-vragen
Plus adviesconcepten, onboarding, gespreksnotities, FAQ-antwoorden en managementsamenvatting.
Demo · dezelfde klantvraag, twee werkwijzen
Ontbrekende stukken opvragen bij een klant
±40 minuten + wachttijd- 25 min: dossier doorlopen om te zien wat er nog mist
- 15 min: opvraagmail schrijven en formuleren
- Wachten tot een senior tijd heeft voor controle
Joost begint om 9:30 en haalt de deadline van 11:00 maar net.
De precieze tijdswinst toetsen we met jullie eigen cijfers.
Voorbeeld: klantmail workflow
Input klantvraag
Mail, document of notitie
AI verwerkt met context
Company Brain + workflowkaart
Conceptantwoord
Eerste versie in jullie schrijfstijl
Menselijke review
Feiten, cijfers, toon en data
Klaar voor verzending
Team verstuurt zelf
AI bereidt voor. Mensen keuren goed.
Rekenvoorbeeld
Ontbrekende stukken en informatieverzoeken
Stel: een administratiekantoor met 12 medewerkers is rond iedere maandafsluiting twee werkdagen kwijt aan lijsten nalopen en bijna dezelfde opvraagmails schrijven.
Gemaakt voor de Nederlandse kantoorpraktijk.
AI Business OS is gebouwd voor de realiteit van Nederlandse administratie- en accountantskantoren. Het sluit aan op de software en werkwijze die jullie al gebruiken.
Werkt naast jullie huidige software
ExactAFASTwinfieldSnelStartMoneybirdVisma / YukiNmbrsLoketMicrosoft 365OutlookTeamsSharePointGoogle WorkspaceOneDriveDropbox
Veel kantoren verliezen nog steeds tijd aan uurtje-factuurtje werk dat belangrijk is, maar niet door senior medewerkers vanaf nul gedaan hoeft te worden.
Klantmails, documentcontrole, checklists, opvolging en interne vragen. AI Business OS helpt dat werk voorbereiden, structureren en versnellen; jullie mensen houden de controle en versturen zelf.
Geen custom integraties in de standaard Sprint. Eerst structuur, workflows en veilig gebruik. Integraties later apart beoordelen.
Veiligheid
Mensen houden de controle over iedere workflow.
Voor administratie, klantdata en financiële processen moet AI niet zomaar zelfstandig acties uitvoeren.
Klantmails, financiële beslissingen en gevoelige acties krijgen daarom altijd een menselijke controle.
AI bereidt voor. Mensen keuren goed.
Dataclassificatie · vier niveaus
GroenVrij te gebruiken in de zakelijke AI-omgeving
- Templates en werkinstructies
- Interne instructies
- Geanonimiseerde voorbeelden
GeelGebruik met review
- Klantmails (concept)
- Documentsamenvattingen
- Checklists & ontbrekende stukken
OranjeApart beoordelen met privacy-eigenaar
- Specifieke klantdata
- Financiële cijfers in context
- Gevoelige correspondentie
RoodNiet in de standaard Sprint
- Volledige klantdossiers
- BSN, ID, bankgegevens
- Payroll en wachtwoorden
Hoe we omgaan met data en AI
- Zakelijke AI-omgeving Voor klantdata adviseren we geen persoonlijke accounts. We richten één passende zakelijke omgeving van jullie eigen organisatie in, met beheer, rechten en duidelijke instellingen.
- Voorwaarden per provider Voor passende zakelijke omgevingen van Anthropic, OpenAI en Google gelden beschermingen voor bedrijfsdata. We controleren de actuele voorwaarden en instellingen van de gekozen provider voordat klantdata wordt gebruikt.
- AVG-bewuste inrichting We gebruiken data-minimalisatie, dataregels, menselijke review en zakelijke accounts. Jullie organisatie blijft zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de klantdata.
- EU AI Act Onder de EU AI Act moeten kantoren zelf zorgen voor AI-geletterdheid van medewerkers en transparant AI-gebruik. Wij leveren gebruiks- en reviewregels, plus training en documentatie. Daarmee leggen jullie vast hoe het team AI gebruikt. Dit is geen juridisch advies.
Niet in scope:volledige klantdossiers; BSN's, ID-documenten of bankgegevens; payrollgegevens of salarisstroken; wachtwoorden, API-sleutels of tokens; bulkexports uit boekhoudsoftware; gevoelige bijzondere persoonsgegevens.
Oranje workflows worden apart beoordeeld met jullie privacyverantwoordelijke. Rode workflows doen we niet in de standaard Sprint.
Aanbod
AI Business OS Sprint
De Sprint zet het systeem in 5 werkdagen live: bedrijfscontext, vaste werkprocessen, gebruiksregels, datakaders en controlestappen, te beginnen bij de grootste tijdvreter.
Na de Sprint bekijken we elke maand welke workflows het team gebruikt. We verbeteren bestaande workflows en breiden gecontroleerd uit. Menselijke controle blijft een vaste regel.
Tijdens de intake kiezen we op basis van jullie softwarestack, behoeften en datakaders één zakelijke omgeving: Claude, ChatGPT of Gemini. Na de Sprint heeft elk teamlid toegang tot die omgeving, met de workflowkaarten en gebruiksregels als naslagwerk.
Bedrijfscontext, workflows en regels blijven bruikbaar als jullie later van AI-assistent wisselen.
Wat je krijgt
Eén ingerichte AI-omgeving met kennislaag, rechten, 10 werkprocessen, 20+ instructies, agent-harnassen en teamtraining.
Wat het oplevert
Voorwerk in minuten in plaats van uren. Reken jullie aannames door in de calculator.
Hoe het past in jullie systemen
Geen koppelingen nodig: het werkt naast Exact, AFAS en Microsoft 365 in de browser. Jullie data blijft in jullie systemen.
Wat we van jullie vragen
Intake aanleveren (±2 uur), 90 minuten teamtraining, één interne eigenaar en menselijke review door het team.
Offerte · 2026
Pilottarief · september–oktober 2026
Nog 5 plekkenSprint · 5 dagen, systeem live€ 2.500
Maandelijkse verbetering · doorlopend€ 750/mnd
Minimaal 3 maanden, daarna maandelijks opzegbaar. Iedere maand ontvangen jullie bijgewerkte workflows en een prioriteitenrapport.
Geen custom automatisering of integraties binnen de Sprint. Wat erbuiten valt, beoordelen we apart.
Toelichting
Wat is de maandelijkse verbetering?
De maandelijkse begeleiding bestaat uit een verbetercall, gebruiks- en feedbackmeting, tot 4 nieuwe of verbeterde workflows, contextupdates en een kort prioriteitenrapport. We verwerken de feedback van het team in de volgende versie van de workflows.
Na 3 maanden kun je doorgaan of het systeem intern beheren. Als je doorgaat, verzorgen wij de maandelijkse beoordeling en aanpassingen.
Waarom dit tarief
De eerste vijf kantoren krijgen de implementatie rechtstreeks van de oprichter tegen pilottarief (€ 2.500 in plaats van € 3.500). In ruil vragen we maandelijkse feedback en een geanonimiseerde case. Daarna geldt het reguliere tarief van € 3.500 setup en€ 895 per maand. Binnen de pilotgroep zijn nu nog 5 plekken beschikbaar.
VerloopDe 5 sprintdagen en de maanden erna
De sprint, dag voor dag
- Dag 1 · Bedrijf in kaartBedrijfscontext, klanten, processen en workflowselectie in kaart
- Dag 2 · Company Brain & structuurZakelijke AI-omgeving, Company Brain Lite, context per afdeling
- Dag 3 · Workflowbibliotheek10 workflowkaarten, 20+ herbruikbare instructies, eerste testresultaten, controlestappen
- Dag 4 · Gebruiksregels & voorbereidingAI-gebruiksregels, datakaders, trainingsgids
- Dag 5 · Training & overdracht90 min teamtraining, 30-dagen adoptieplan, maandritme
En daarna
- Sprintsysteem live zetten
- Maand 1adoptie en eerste gebruik
- Maand 2workflows en context verbeteren
- Maand 3ritme, meting en overdracht
- Daarnadoorlopende verbetering of intern beheer
Goede fit
5–30 medewerkers
veel klantmails, documentwerk of interne vragen
team gebruikt AI los of nog niet
eigenaar/partner wil structuur en controle
bereid om intake aan te leveren
bereid om menselijke review te behouden
Geen fit
volledige automatisering in week 1
geen intake willen invullen
onbeperkte support verwachten
custom integraties binnen standaardprijs
AI automatisch klantmails laten versturen
geen interne eigenaar voor adoptie
Inbegrepen
- Setup van de gekozen zakelijke AI-omgeving
- Company Brain Lite
- Bedrijfscontext-overzicht
- 10 vaste werkprocessen met controle en eigenaar
- 20+ herbruikbare instructies voor dagelijkse taken
- Workflowkaarten met controlestappen
- AI-gebruiksregels en datakaders
- Controle-checklists per workflow
- 90 minuten teamtraining
- 30-dagen adoptieplan
- Maandelijkse verbetering (3 mnd)
- Beoordeling van nieuwe wensen
- Roadmap voor verdere automatisering
Niet inbegrepen: custom API-integraties, n8n-builds, CRM-rebuilds, dashboards, WhatsApp-automatisering, onbeperkte support, juridisch of compliance-advies, automatisch versturen van klantcommunicatie en uitvoeren van klantwerk namens jullie team.
Extra automatisering kan later apart worden beoordeeld en geoffreerd als het genoeg waarde creëert. De Sprint krijgt eerst het AI Business OS live. Het pilottarief geldt voor de pilotgroep in september–oktober 2026. Daarna stijgt de setup naar € 3.500 en de retainer naar € 895/maand.
Zo vraag je toegang aan
Van gratis scan naar een werkend systeem.
Nog 5 pilotplekken voor september–oktober 2026. Je begint zonder verplichting met de scan en beslist pas na het gesprek.
012–3 minuten
Doe de gratis Workflow Scan
Je krijgt direct jullie fit, drie workflowkansen en een praktische eerste stap.
0215 minuten
Plan het workflow-fit gesprek
We toetsen de beste workflow, datakaders en scope. Je krijgt een eerlijke conclusie: Sprint of nog niet.
035 werkdagen
Start de Sprint
We richten de omgeving, kennis, rechten en workflows in; daarna verbeteren we maandelijks.
Portret · Milan Sodeike“Een mooie AI-presentatie is nog geen werkende workflow.”
Opgericht en gebouwd door Milan Sodeike
“AI moet niet interessant klinken. Het moet bruikbaar worden in jullie dagelijkse kantoorwerk.”
Daarom beginnen we met één terugkerende klus. Op dag 5 staat de workflow klaar; daarna verwerken we maandelijks de feedback van het team en voegen we pas toe wat echt nodig is.
Sodeike Systems is opgericht door Milan Sodeike. We bouwen praktische AI-systemen voor MKB-bedrijven: automations, workflow-design, company-context, CRM-flows en operationele infrastructuur.
Op dit moment focussen we op één ding: AI Business OS voor administratie- en accountantskantoren. Geen junior consultant tussen jou en ons. Voor de eerste pilotkantoren ontwerpt en levert Milan de implementatie zelf.
Ondersteunde AI-tools: Claude, ChatGPT en Gemini. Bouwstack: Claude Code, n8n, Vercel, Supabase, Google Workspace en Obsidian. Achtergrond van de oprichter: Nederlandse bouwer en ondernemer, op dit moment werkend vanuit Zuid-Spanje.
Waar we in geloven: AI moet niet interessant klinken. Het moet bruikbaar worden in jullie dagelijkse kantoorwerk. Punt.
ROL · Oprichter & implementatorFOCUS · AI Business OSWERKWIJZE · praktisch · persoonlijk · met menselijke controle
Milan Sodeike op LinkedIn →Veelgestelde vragen
Hoe weten we dat dit haalbaar is in 5 dagen?
Omdat de scope strak is. We leveren bedrijfscontext, vaste werkprocessen, herbruikbare instructies, gebruiksregels en training. Geen integraties, dashboards of maatwerk-software. De grootste variabele is de kwaliteit van de intake: bij onvolledige intake schuiven we de training door naar week 2.
Hoeveel kost dit probleem ons nu eigenlijk?
Rekenvoorbeelden gebaseerd op €35–45 per uur belaste personeelskosten en één workflow: stukken najagen en informatieverzoek-mails.
| Kantoor | Geraakt | Per week | Per maand |
|---|---|---|---|
| Klein (5–8 fte) | 1–2 medewerkers | 3–4 uur p.p. | ~€455–€1.560 |
| Middelgroot (10–15 fte) | 2–3 medewerkers | 4–6 uur p.p. | ~€1.215–€3.510 |
| Groter (20–30 fte) | 3–5 medewerkers | 5–8 uur p.p. | ~€2.275–€7.800 |
Jullie eigen cijfers rekenen we samen door in het workflow-fit gesprek.
Hoe gaan jullie om met onze klantdata in AI-tools?
Voor klantdata adviseren we geen persoonlijke accounts. We richten één passende zakelijke AI-omgeving van jullie eigen organisatie in, met beheer, rechten en duidelijke instellingen. Vooraf controleren we de actuele voorwaarden en datainstellingen van de gekozen provider. We minimaliseren data, anonimiseren waar mogelijk en houden volledige klantdossiers buiten de standaard Sprint.
Voldoet dit aan de AVG?
We noemen onze werkwijze AVG-bewust. Een garantie dat jullie organisatie volledig aan de AVG voldoet kunnen we niet geven; dat hangt ook af van jullie processen en juridische basis. Wij richten AI in met data-minimalisatie, dataregels, zakelijke accounts en menselijke controle. Jullie organisatie blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de klantdata.
Wat betekent de EU AI Act voor ons kantoor?
De EU AI Act vraagt onder meer dat organisaties zorgen voor AI-geletterdheid van medewerkers en transparant AI-gebruik. Jullie kantoor blijft daarvoor verantwoordelijk. Wij leveren gebruiks-, review- en dataregels, plus training en documentatie. Daarmee leggen jullie vast hoe het team AI gebruikt. Dit is geen juridisch advies of compliance-garantie.
Wat als het team de workflows niet gebruikt?
Adoptie is een echt risico. Daarom duurt de maandelijkse verbeterperiode minimaal 3 maanden. We meten gebruik, scherpen instructies aan en voegen ontbrekende context toe. Bij weerstand beginnen we kleiner en bouwen op vanuit één bewezen workflow.
Welke AI-assistent past bij ons kantoor?
Dat bepalen we tijdens de intake. We vergelijken Claude, ChatGPT en Gemini op basis van jullie softwarestack, behoeften en datakaders. De modellicentie regelen jullie zelf. Wij richten de gekozen omgeving in en leveren de bedrijfscontext, werkprocessen, gebruiksregels en training. Later overstappen kan zonder al die onderdelen opnieuw op te bouwen.
Is dit 3 maanden begeleiding?
Je krijgt minimaal 3 maanden maandelijkse begeleiding. Elke maand bespreken we het gebruik, verbeteren we workflows en werken we de bedrijfscontext bij.
Waarom is dit meer dan een AI-account openen?
Met alleen een account start ieder teamlid met een lege chat en een eigen werkwijze. Wij voegen jullie bedrijfscontext, werkprocessen, instructies, gebruiksregels en reviewproces toe. Daarna bekijken we maandelijks wat het team gebruikt en wat moet worden aangepast.
Garanderen jullie tijdsbesparing?
We geven geen harde garantie op urenbesparing. De leveringsgarantie geldt voor de afgesproken onderdelen: bedrijfscontext, 10 vaste werkprocessen met controle en eigenaar, 20+ herbruikbare instructies, AI-gebruiksregels, datakaders, controle-checklists, 90 minuten teamtraining, een 30-dagen adoptieplan en de maandelijkse verbeterperiode. Ontbreekt een onderdeel binnen scope, dan passen we de Sprint kosteloos aan.
Stop met stukken najagen en dezelfde mails opnieuw schrijven.
Vraag de gratis AI Workflow Scan aan en ontdek waar bij jullie kantoor de meeste tijd weglekt. Jullie eigen cijfers rekenen we daarna samen door in het workflow-fit gesprek.